|
QualEty Internkontroll er enkelt å lære
Skjermoppbyggingen og logikken i programmet gjør at du bruker et minimum av tid på å lære og forstå hvordan programmet virker. Hovedmenyen ligger fremme på skjermen hele tiden, og rekkefølgen på knappene er også din “fremdriftsplan”. Du starter øverst med å å registrere firmaopplysninger og fortsetter med å registre ansatte, velge ut IK områder osv.
Den medfølgende håndboken gir deg konkret veiledning i bruken av programmet og er rikt illustrert med skjermbilder. I tillegg inneholder den en hel del tips og råd til hvordan Internkontrollarbeidet kan legges opp.
QualEty Internkontroll er enkelt å bruke
Programmet inneholder en ferdig systematikk, det vil si at de fleste aktuelle HMS områder allerede er systematisert for deg. Ikke nok med det, vi har også “merket av” de områdene som vi vet at de fleste virksomheter er pålagt å kartlegge. Det eneste du trenger å gjøre er å kontrollere om vår utvelgelse av aktuelle områder stemmer overens med virkeligheten i din bedrift/organisasjon.
Stemmer “vårt kart med ditt terreng” kan du begynne å skrive ut rapportene som skal arkiveres i din HMS-perm umiddelbart. Hvis ikke bruker du ikke lang tid på å registrere dine egen områder.
Som Redaktør Hans Christian Færden i Ingeniørnytt sa:
"Hvorfor lage en masse tull og mas med å få gjennomført
et Internkontrollsystem i bedriften når du enkelt og greit kan
kjøpe et dataprogram med dokumentasjon der alt er
satt ferdig sammen for deg?"
QualEty Internkontroll er profesjonelt
QualEty Internkontroll er et anerkjent verktøy
QualEty Internkontroll er solgt i mange tusen eksemplarer over hele Skandinavia. Vi har fått positiv anerkjennelse både fra offentlige kontrollorganer, private HMS konsulenter og fremfor alt fra kunder og brukere. Alle setter pris på den logiske, enkle og likevel profesjonelle måten programmet fungerer på.
QualEty Internkontroll er bygget på de offentliges egne maler
Da vi startet utviklingen av QualEty Internkontroll, tok vi utgangspunkt i den systematikken som allerede er utviklet på dette området av offentlige myndigheter og private organisasjoner. På denne måten vil kontrollmyndighetene, som f.eks. Arbeidstilsyn eller Branntilsyn, kjenne igjen sin egen tenkemåte. Dette forenkler arbeidet for alle. Helt i bunnen av denne systematikken ligger ISO standardene for kvalitetssikring.
QualEty Internkontroll inneholder alt du trenger
QualEty Internkontroll er et komplett system for alt som har med Internkontroll på næringsmiddelområdet å gjøre.
Den komplette programvaren tar deg enkelt gjennom hele prosessen, og en rikt illustrert håndbok med skjermbilder og pekere viser deg hvor du skal “trykke”. Selve internkontrollforskriften finner du både i håndboken og som et eget dokument i dokumentsamlingen. I tillegg finner du veiledninger, forskriftsoversikter og en hel del nyttige internettadresser til private og offentlige instanser. Enklere kan du ikke få det!
QualEty Internkontroll er et kraftig verktøy
Systemet dekker alt som berører Internkontroll på næringsmiddelområdet i virksomheten. Alt er med; organisasjonsopplysninger, informasjon til de ansatte, opplysninger om ansatte, rutiner, kartlegging og utvelgelse av IK-områder, planleggingsfasen, kartlegging av hvilke rutiner virksomheten har i dag, oppfølging av områder som ikke er tilfredsstillende, konkret styring med hvem som har ansvar for oppfølging, registrering av oppfølgingsdatoer osv. I tillegg finnes det selvfølgelig komplette rapporter på alle nivå.
Ved avvik kan du registrere og skrive ut rapporter på hva som er galt, hva som må gjøres og konkret planlegge tiltak med oppfølgingsdato og ansvarlig. Du kan prioritere oppgavene slik at det viktigste blir tatt først, legge inn en oppfølgingsdato, og programmet varsler deg om noe ikke er fulgt opp som planlagt.
Etter hvert som oppgaver løses registreres også dette.
QualEty Internkontroll er et åpent verktøy
På tross av at QualEty Internkontroll er ferdig systematisert og organisert fra vår side er det ingen begrensninger i måten du kan bruke det på. Skulle det for eksempel være et område som er helt spesielt for din bedrift, er det fullt mulig å legge inn nye områder. Du kan med andre ord utvide og skreddersy systemet akkurat slik du ønsker. Områder kan også fjernes eller redigeres dersom du ønsker det.
QualEty Internkontroll har ingen påtvungne vedlikeholdskostnader
Det kommer stadig nye pålegg og endringer fra det offentlige. Det skjer også en rivende utvikling når det gjelder programvare og maskinvare. Fonn Software har en godt kvalifisert stab til å oppdatere og registrere disse endringene i systemet, og alle kunder får tilbud om oppgradering når en ny versjon er ferdig. Vi har minst en oppgradering i året, men det er ingen forpliktelse forbunnet med dette. Du får et tilbud med en klar beskrivelse av hva det nye versjonen inneholder (i forhold til den “gamle”), slik at du selv kan vurdere om det er nyttig for deg å oppgradere.
Detaljert innhold i programmet
Organisasjonsopplysninger
Dette er ”åpningsbildet” når du starter programmet, og det er her du registrerer de ordinære opplysninger om din virksomhet.
Ansatte
I denne modulen registrerer du ansatte. Fortrinnsvis er det de med HMS ansvar som skal registreres her, men du kan selvfølgelig registrere alle ansatte dersom du ønsker det. Bruker du eksterne konsulenter skal også de registreres
HMS-Organisering
Både daglig leder og ansatte har ansvar og forpliktelser i forbindelse med Internkontrollarbeidet. I oppstartsfasen er det daglig leders oppgave å orientere og organisere arbeidet, og dette har vi selvfølgelig tatt høyde for.
IK områder
Det er i denne delen av programmet du danner grunnlaget for hvilke områder du skal arbeide videre med. IK områdene er ferdig systematisert, og vi har i tillegg valgt ut de mest vanlige områdene for deg. Din oppgave blir å gå gjennom og kontrollere om vår utvelgelse av aktuelle områder stemmer overens med virkeligheten i din virksomhet.
Det finnes ingen begrensninger her, du kan fritt legge inn nye områder etter ønske og behov.
Planlegge og prioritere
Mye tid og ressurser går med til å planlegge aktiviteter og oppgaver, og det er viktig at dette skrives ned og lagres for å unngå dobbeltarbeid. Denne modulen er en slags skriftlig ”brainstorm” hvor du fortløpende kan skrive ned ideèr, kommentarer, forslag til løsninger, foreløpige planer osv.
Dokumentstyring
I denne modulen finner du et enkelt med likevel omfattende system for laging og lagring av dokumenter. Her kan du skrive og lagre et dokument direkte på de enkelte IK områdene, du kan lage dine egne maler eller du kan benytte deg av dokumentene og malene du finner i dokumentsamlingen.
Egne dokumenter
I denne modulen lager og lagrer du dine egne dokumentmaler. Her kan du f.eks. lage en mal for rutine, prosedyre osv. og når du så skal lage en rutine for et bestemt IK område, kopierer du denne malen til Dokumenter.
Dokumentsamling
QualEty Internkontroll inneholder en rekke skjemaer og dokumenter som du har stor nytte av i HMS arbeidet. I tillegg til en del hjelpeskjemaer, finner du aktuelle forskriftsoversikter og selvfølgelig selve Internkontrollforskriften i en utskriftsvennlig versjon.
HMS arbeid
Det er i denne programmodulen du foretar kartlegging, planlegging og prioritering av Internkontrollarbeidet ditt. At disse tre oppgavene er samlet i en modul gir deg full oversikt og full kontroll hele tiden!
I versjon 7.0 er det også mulihet for å legge inn HMS kartlegging på hver enkelt ansatt, og trekke inn standar maler for å forenkle dette arbeidet.
Kartlegge
Du har allerede valgt ut de IK områdene som er aktuell for deg, og nå skal du kartlegge dagens rutiner, registrer om noe er galt og i så tilfelle skrive ned hva som må gjøres.
Her prioriterer du oppgaven dine, du registrerer start-, slutt- og oppfølgingsdato, hvem som er ansvarlig for at oppgaven blir utført og sist men ikke minst hvilken status oppgaven har.
Oversikt
Når alle områden er kartlagt og ansvar for utbedring er fordelt, blir oppgaven med å følge opp og vedlikeholde systemet gjerne den største utfordringen. Dette har vi selvfølgelig tatt høyde for, og i denne modulen har du rett og slett full kontroll. Her har du flere søkemuligheter og kan med tre tastrykk finne ut om f.eks. Ole Olsen har oppgaver som ikke er fulgt opp som planlagt eller om det er mange oppgaver med 1. prioritet som ikke er løst.
Rapporter
Internkontrollforskriften stiller som kjent krav til skriftlig dokumentasjon, og programmet inneholder en rekke rapporter som enkelt skrives ut og settes i HMS håndboken.
Avviksbehandling
Dette er en av de store oppdateringene i versjon 7.0 Du har nå muligheten til å holde orden og oversikt i avvik fra de rutinene du har lagt opp til.
Den nye modulen for avviksbehandling gir deg et kraftig verktøy for registrering, oppfølging og rapportering/statistikker på avvik. Ved hjelp av dette verktøyet kan du analysere svakheter i organisasjonen din, og få korrekt informasjon til å sette inn gode tiltak til forbedringer.
Forbedring
Vi har lagt inn en modul som kan gi deg en mer positiv vinkling på å forbedre arbeidsmiljøet i virksomheten.
Forbedringsmodulen gir deg anledning til å arbeide systematisk med forbedringsforslag, loggføre dem, behandle dem, følge dem opp og legge inn hva de vil koste å gjennomføre.
Risikoanalyse
Vi har lagt inn en egen modul som gir deg automatisk kartlegging og overvåking av risikoområder i virksomheten. Modulen er bygget på Arbeidstilsynets egen mal, og gir deg nøyaktig status på risikoen i virksomheten.
Brukerveiledning og hjelp
Det er lagt inn et eget interaktivt hjelpeprogram som veileder deg steg for steg.
Du får med andre ord en Lærer online som gir deg hjelp og svar på de spørsmål du måtte ha. |